Business intelligence

Hoe werkt business intelligence?

In drie stappen. Eerst haal je de gegevens op uit de bronnen: de boekhouding, het CRM, de planning, de webshop. Daarna breng je ze samen op één plek en maak je ze vergelijkbaar, want een klant heet in het ene systeem anders dan in het andere. Pas dan komt het deel dat iedereen voor zich ziet: grafieken, tabellen, een dashboard.

Dat middelste deel is waar het meeste werk zit, en waar het meestal misgaat. Een mooie grafiek op gegevens die niet kloppen, is erger dan geen grafiek.

BI-tool of maatwerk dashboard: wat kies je?

Een BI-tool als Power BI, Looker Studio of Tableau is sterk als je wilt analyseren. Je kunt filteren, doorklikken en zelf nieuwe overzichten maken. Werk je al in Microsoft 365 en staan je gegevens netjes in een paar gangbare pakketten, dan kom je met Power BI een heel eind, en dat voor een paar tientjes per gebruiker per maand.

Een maatwerk dashboard past beter als het overzicht onderdeel is van het werk zelf. Als de voorman zijn cijfers op een telefoon in de kas wil zien, als er na het kijken ook iets moet gebeuren, of als de gegevens uit systemen komen waar geen standaardkoppeling voor bestaat. Dan is het geen rapportage meer, maar een applicatie met een dashboard erin.

In de praktijk begint het vaak met Power BI en loopt het vast op de koppelingen of op de vraag "en wat doen we er dan mee?". Dat is meestal het moment waarop ik erbij kom.

Wat bepaalt wat business intelligence kost?

De licenties zijn het kleinste deel. Wat de prijs bepaalt, is hoeveel bronnen je moet koppelen, of die een fatsoenlijke API hebben, en hoeveel werk het is om de gegevens schoon en vergelijkbaar te krijgen. Een dashboard op één nette bron staat er snel. Vijf bronnen waarvan twee alleen een Excel-export kennen, is een ander verhaal.

Wat heb je nodig om er echt op te kunnen leunen?

Gegevens die kloppen en die bijblijven. Dat betekent koppelingen die automatisch verversen, monitoring die een melding geeft als een bron stilvalt, en vaste afspraken over wat een getal betekent. Telt een offerte mee als omzet zodra hij getekend is, of pas als hij gefactureerd is? Zolang daar twee antwoorden op zijn, heb je twee dashboards die elkaar tegenspreken.

Hoe ik dat bouw, staat op Applicatieontwikkeling.