Waar staat de afkorting NAW voor?
- N staat voor naam
- A voor adres, in de praktijk straat, huisnummer en postcode
- W voor woonplaats
In veel systemen worden ook telefoonnummer en e-mailadres onder de noemer NAW geschaard. Strikt genomen horen die er niet bij; het zijn wel persoonsgegevens.
Let op hoe weinig er nodig is om iemand te identificeren. Alleen postcode en huisnummer volstaan al, en ook zonder naam is een persoon met adres en woonplaats via andere bronnen meestal te herleiden. Dat is precies waarom deze gegevens beschermd zijn.
Wat zegt de AVG over NAW-gegevens?
Sinds 25 mei 2018 geldt dat je persoonsgegevens niet zomaar mag verzamelen. Je hebt er een grondslag voor nodig, zoals een overeenkomst, een wettelijke plicht of toestemming, en je moet kunnen uitleggen waarvoor je ze gebruikt.
Daar hoort dataminimalisatie bij: je vraagt alleen wat je nodig hebt voor dat doel. Een webshop die een fysiek product verstuurt, heeft een adres nodig. Bij een digitale download is datzelfde adres overbodig, en dan hoor je er niet naar te vragen.
Hoe lang mag je NAW-gegevens bewaren?
De AVG noemt geen termijn. De regel is: niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzamelde.
Daar staat andere wetgeving naast. Gegevens die op je facturen staan vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar, en die weegt zwaarder dan een verzoek om verwijdering. Iemand kan zijn gegevens dus laten wissen uit je nieuwsbrief terwijl ze in je boekhouding blijven staan.
Waar gaat het in de praktijk mis?
Zelden bij de wet, meestal bij de administratie. Dezelfde klant staat drie keer in het bestand omdat de naam anders gespeld is. Adressen verouderen zonder dat iemand het merkt. En de gegevens staan verspreid over een contactformulier, een spreadsheet en het boekhoudpakket, waardoor niemand kan zeggen welke versie klopt.
Dat is geen juridisch probleem maar een systeemprobleem. Zodra je moet kunnen aantonen waar je welke gegevens bewaart, is één centrale plek met rechten en logging het verschil tussen een antwoord geven en gaan zoeken. Precies waar maatwerk software voor bedoeld is.
Veelgestelde vragen
-
Zijn NAW-gegevens persoonsgegevens?
Ja. Naam, adres en woonplaats zijn direct herleidbaar tot een persoon en vallen daarmee volledig onder de AVG.
-
Mag ik NAW-gegevens van klanten bewaren zonder toestemming?
Vaak wel. Toestemming is maar één van de grondslagen; voor het uitvoeren van een overeenkomst of het voldoen aan de fiscale bewaarplicht heb je geen aparte toestemming nodig.
-
Moet ik een telefoonnummer vragen bij een bestelling?
Alleen als je het nodig hebt, bijvoorbeeld voor de bezorging. Vraag je het zonder duidelijk doel, dan wringt dat met dataminimalisatie, en het kost je conversie.
-
Wat moet ik doen als iemand zijn gegevens wil laten verwijderen?
Verwijderen waar dat kan, en uitleggen wat er blijft staan. Gegevens die je wettelijk moet bewaren, zoals die op facturen, hoef je niet te wissen.
-
Hoe bescherm ik NAW-gegevens technisch?
Versleuteld verkeer met een SSL-certificaat, toegang beperken tot wie het nodig heeft, en vastleggen wie wat inziet. Dat laatste wordt pas belangrijk op het moment dat er iets misgaat.
Een idee dat blijft hangen? Laten we het samen uitpluizen.
Ik werk met een beperkt aantal organisaties tegelijk en stap alleen in als het écht past.
- Persoonlijk contact
- Meedenken en doorbouwen
