Uitfaseren

Wat betekent uitfaseren bij software?

Dat het oude systeem nog even blijft draaien terwijl het nieuwe het werk overneemt. Eerst gaat één afdeling of één proces over, dan de volgende, en pas als alles op het nieuwe systeem loopt, gaat het oude uit.

Dat geldt voor een verouderd ERP of een pakket waarvan de leverancier stopt met ondersteuning. Maar ook, en dat is in het MKB veel vaker, voor een Excel-bestand dat in de loop der jaren het hart van het bedrijf is geworden.

Uitfaseren of in één keer overstappen: wat kies je?

In één keer overstappen, de zogenaamde big bang, klinkt overzichtelijk. Vrijdag het oude systeem uit, maandag het nieuwe aan. In de praktijk ontdek je op maandag welke uitzonderingen niemand had genoemd, en dan is er geen weg terug.

Uitfaseren kost langer, maar je leert onderweg. Begin met het proces dat het minst kritisch is, zodat een fout geen klant raakt. Laat de mensen die er dagelijks mee werken het eerst gebruiken en zeggen wat er mist. Pas als dat stuk staat, schuif je door. Ik werk zelf in fasen van twee tot vier weken, en dat past daar goed bij: na elke fase staat er iets dat werkt.

Wat bepaalt hoe lang uitfaseren duurt?

Vooral de gegevens. Hoe schoon staan ze in het oude systeem, en hoe goed kun je ze eruit halen? Soms is er een nette export, soms blijft er niet meer over dan een CSV-bestand met kolommen die niemand meer kan verklaren.

Daarna telt het aantal plekken waar het oude systeem aan vastzit. Elke koppeling met de boekhouding, de webshop of een planningstool moet worden omgelegd voordat het oude systeem uit kan.

Wat heb je nodig om er echt op te kunnen leunen?

Een periode waarin beide systemen naast elkaar draaien en je de uitkomsten vergelijkt. Klopt de omzet in het nieuwe systeem met die in het oude? Pas als dat een paar weken achter elkaar zo is, durf je het oude uit te zetten.

Zorg ook dat de oude gegevens bewaard blijven, ook als niemand er meer in werkt. De Belastingdienst wil zeven jaar terug kunnen kijken, en dat archief moet dan nog te openen zijn. Hoe zo'n traject verloopt, staat op Applicatieontwikkeling.